A instalação de um cartório por novos oficiais ou tabeliães – seja por desmembramento, vacância ou abertura de novas unidades por determinação da Corregedoria – envolve uma série de etapas administrativas, jurídicas e operacionais. Entre essas etapas, uma das mais estratégicas é a implantação da infraestrutura de tecnologia da informação (TI). Trata-se da base que sustentará todos os sistemas, atendimentos, comunicações e serviços digitais da serventia.
Muitos dos novos titulares enfrentam o desafio de não saber exatamente por onde começar, especialmente diante das exigências normativas do Provimento 74 do CNJ, que estabelece parâmetros mínimos de segurança, disponibilidade e continuidade dos serviços eletrônicos nos cartórios.
Neste artigo, você entenderá quais são os elementos indispensáveis da infraestrutura de TI para cartórios, como organizar as prioridades, e de que forma os serviços de infraestrutura tecnológica para cartórios, quando realizados por empresas especializadas como a Argon Soluções, podem garantir um ambiente digital confiável, seguro e em conformidade desde o primeiro dia de funcionamento.
Por que a infraestrutura de TI deve ser prioridade desde o início?
Antes mesmo da abertura oficial da serventia ou da nova administração, já é preciso planejar a infraestrutura tecnológica. Isso porque todas as atividades cartorárias hoje são dependentes de tecnologia:
- Sistemas para emissão de certidões e escrituração;
- Conectividade com sistemas públicos (CRC, e-Notariado, e-Protocolo, etc.);
- Acesso ao selo digital e à Receita Federal;
- Protocolos e bases de dados digitais;
- Comunicação interna e externa;
- Backup e segurança da informação.
Começar um cartório com uma infraestrutura improvisada pode gerar interrupções, atrasos, falhas operacionais e até sanções da Corregedoria, comprometendo a credibilidade da nova serventia. O investimento em uma base tecnológica sólida é, portanto, uma medida estratégica, não apenas técnica.
O que diz o Provimento 74 do CNJ sobre a infraestrutura mínima?
O Provimento nº 74/2018, da Corregedoria Nacional de Justiça, estabelece diretrizes específicas sobre a infraestrutura de TI nas serventias extrajudiciais. A norma exige que os cartórios mantenham:
- Equipamentos adequados para operação dos sistemas eletrônicos;
- Acesso à internet com redundância e qualidade;
- Sistemas de backup seguro e com recuperação validada;
- Controle de acesso lógico com autenticação individual;
- Medidas de segurança de dados e de estações de trabalho;
- Disponibilidade, integridade e confidencialidade da informação.
Para os cartórios, isso significa que a infraestrutura deve nascer conforme essas exigências, sob risco de advertências, correições e necessidade de correções urgentes logo no início da operação.
Etapas essenciais para implantar a infraestrutura de TI em um cartório novo
A seguir, listamos os principais passos e recomendações para implantar uma infraestrutura de TI segura e funcional em um cartório que está começando suas atividades.
1. Avaliação técnica do espaço físico
Antes de qualquer aquisição ou instalação, é necessário avaliar:
- Rede elétrica dedicada e estabilizada;
- Sistema de aterramento e proteção contra surtos;
- Climatização adequada para os equipamentos;
- Espaço para racks, servidores e dispositivos de rede;
A infraestrutura física influencia diretamente a estabilidade e a durabilidade dos equipamentos.
2. Dimensionamento da rede lógica e cabeamento
O ambiente de TI deve contar com uma rede cabeada estruturada com:
- Cabeamento categoria 6 (ou superior);
- Patch panels e racks organizados;
- Switches gerenciáveis;
- Pontos de rede identificados por setor.
Embora o Wi-Fi possa ser usado para dispositivos móveis o sinal deve ser segregado da rede de dados e a rede cabeada é essencial para o desempenho e segurança das estações e servidores.
3. Conectividade com redundância
A internet é a principal via de comunicação com o sistema judicial, as centrais cartorárias e o selo digital. Por isso, é obrigatório ter:
- Dois links de internet (redundantes), com provedores distintos;
- Balanceamento de carga e failover automático;
- Monitoramento ativo da conexão.
A falta de conexão impede a realização de atos essenciais, inclusive a lavratura de atos e a emissão de certidões.
4. Escolha de servidores e estações de trabalho adequadas
Cartórios recém-criados devem adquirir equipamentos dimensionados para:
- Suportar o volume de registros previsto;
- Operar com desempenho constante durante todo o dia;
- Atender aos requisitos mínimos dos sistemas oficiais.
É recomendável contar com:
- Servidor central com possibilidade de virtualização e operação em alta disponibilidade;
- Estações de trabalho com SSD, no mínimo 8GB de RAM e processador atual;
- Nobreaks com autonomia suficiente para desligamento seguro.
A Argon Soluções pode auxiliar no dimensionamento e especificação técnica dos equipamentos mais adequados para cada realidade.
5. Implantação do backup em nuvem para cartórios
O backup é obrigatório por norma do CNJ e deve ser feito em nuvem, com criptografia e possibilidade de restauração com segurança.
Um plano de backup eficaz inclui:
- Cópia diária automatizada dos dados críticos;
- Armazenamento em servidores externos e seguros;
- Validação periódica da integridade dos arquivos;
- Histórico de versões e notificações de falha.
Esse serviço pode ser incluído no pacote de serviços de infraestrutura tecnológica para cartórios da Argon Soluções.
6. Implementação da segurança de dados e estações de trabalho
Desde o primeiro dia de funcionamento, o cartório deve proteger suas informações contra:
- Acessos não autorizados;
- Vazamentos de dados sensíveis;
- Vírus, malwares e ransomwares.
É necessário implantar:
- Antivírus corporativo;
- Política de senhas fortes e autenticação em dois fatores;
- Controle de dispositivos USB e downloads;
- Bloqueio automático por inatividade nas estações;
- Logs de acesso e auditoria de atividades.
Essas medidas ajudam o cartório a manter a conformidade com o Provimento 74 e a LGPD.
7. Monitoramento de servidores para cartórios
O monitoramento proativo da infraestrutura tecnológica permite identificar falhas antes que impactem o funcionamento. Essa prática inclui:
- Acompanhamento do uso de CPU, memória e disco;
- Detecção de tentativas de acesso indevido;
- Alertas em tempo real para a equipe técnica;
- Relatórios mensais de disponibilidade.
Essa funcionalidade pode ser contratada com a Argon Soluções, dentro dos serviços de infraestrutura tecnológica para cartórios.
8. Suporte técnico especializado e manutenção preventiva
Ao contar com uma empresa de tecnologia para cartórios, os titulares das unidades evitam que sua equipe perca tempo com problemas técnicos ou configurações inadequadas.
O suporte técnico deve oferecer:
- Atendimento remoto imediato;
- Visitas presenciais programadas;
- Manutenção preventiva;
- Atualizações de segurança e desempenho;
- Suporte técnico formado por equipes de profissionais especializados.
Essa abordagem desonera a equipe interna e garante a continuidade da operação com menos riscos.
O que evitar ao implantar a infraestrutura de TI no cartório
Alguns erros são comuns e devem ser evitados na fase de implantação:
- Comprar equipamentos sem suporte técnico ou garantia do prestador de serviços;
- Utilizar internet residencial como principal link;
- Instalar sistemas em computadores pessoais;
- Não realizar backup desde o início;
- Improvisar redes Wi-Fi sem controle de acesso;
- Adiar a implantação de antivírus ou firewall.
Essas práticas comprometem a segurança, a performance e a conformidade, podendo resultar em falhas graves logo nos primeiros meses de operação.
A Argon Soluções como parceira para cartórios em fase de implantação
A Argon Soluções atua exclusivamente com infraestrutura tecnológica para cartórios, atendendo às demandas específicas de serventias de:
- Registro Civil das Pessoas Naturais;
- Tabelionatos de Notas
- Registro de Imóveis;
- Protesto de Letras e Títulos;
- Registro de Títulos e Documentos.
Oferecemos um pacote completo de implantação, que inclui:
- Projeto de rede e infraestrutura física;
- Especificação e fornecimento de equipamentos;
- Instalação de servidores e estações de trabalho;
- Monitoramento de servidores e backup em nuvem;
- Segurança de dados e proteção das estações;
- Suporte técnico contínuo e manutenção preventiva.
Esse serviço garante que o cartório entre em operação com estabilidade, segurança e conformidade, evitando riscos, retrabalho e penalidades.
Está estruturando um cartório e precisa de apoio técnico para implantar a infraestrutura de TI segura e eficiente? Fale com a equipe da Argon Soluções e conheça nossos serviços de infraestrutura tecnológica para cartórios, desenvolvidos para garantir estabilidade, continuidade e proteção desde a fase inicial.
